Pełnomocnik systemu zarządzania to osoba, od której kompetencji zależy skuteczność całego systemu. W praktyce rola ta bywa przydzielana niejako przy okazji - jako dodatkowy obowiązek pracownika bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego. Bez niego choćby dobrze zaprojektowany system zaczyna działać jedynie na papierze.