Od 1 stycznia 2026 roku te osoby uzyskają dostęp do narzędzi, które pozwolą sprawdzić dokumenty choćby sprzed pół wieku. Będzie można uzyskać dokumenty z lat 70., 80. czy 90. Niektórzy będą mieli przez to gigantyczne problemy.
Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce
299 tysięcy dyplomów rocznie i miliony w archiwach
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt nowelizacji ustawy o szkolnictwie wyższym, która fundamentalnie zmieni sposób weryfikacji wykształcenia w Polsce. Nowe rozwiązanie powstało w odpowiedzi na postulaty pracodawców, którzy od lat zgłaszali trudności w sprawdzaniu autentyczności dyplomów.
Jak wyjaśnia Ministerstwo w ocenie skutków regulacji, pracodawcy nie mogą w tej chwili zweryfikować bezpośrednio w uczelni, czy dane zawarte w dyplomie ukończenia studiów przedłożonym przez pracownika są prawdziwe. Ta niemożność wynikała między innymi ze stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który blokował takie działania jako naruszające RODO.
Zgodnie z danymi ze Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, średnio rocznie w Polsce wydawanych jest 299 236 dyplomów ukończenia studiów. Przez pięćdziesiąt lat to potencjalnie kilkanaście milionów dokumentów, które będzie można teraz sprawdzić.
Pracownik, który 30 lat temu sfałszował dyplom i przez całe życie pracował na podstawie nieprawdziwego wykształcenia, może zostać zdemaskowany. System nie obejmuje tylko świeżych absolwentów – dotyczy wszystkich, którzy kiedykolwiek podali w CV informację o wyższym wykształceniu.
47 złotych za sprawdzenie jednego dyplomu
Weryfikacja nie będzie bezpłatna. Wysokość opłaty ustalono na poziomie 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt około 47 złotych za każdą weryfikację.
Opłata ma pokryć koszty administracyjne uczelni związane z obsługą wniosków. Z drugiej strony ma chronić przed masowymi nieuzasadnionymi zapytaniami. Pracodawcy będą musieli rozważnie podchodzić do decyzji o weryfikacji, bo przy większej liczbie sprawdzeń koszty mogą się sumować.
Dział kadrowy średniej firmy przeprowadzającej rocznie 50 rekrutacji na stanowiska wymagające wyższego wykształcenia zapłaci 2350 złotych za weryfikację wszystkich dyplomów. To kilka w porównaniu do kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej, które mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Duże korporacje prawdopodobnie wprowadzą weryfikację jako standardową procedurę. Małe i średnie firmy mogą ograniczyć sprawdzanie do kluczowych stanowisk lub sytuacji, gdy pojawią się wątpliwości.
Nie każdy pracodawca może sprawdzić twój dyplom
Pracodawca nie będzie mógł weryfikować dyplomów bez powodu. Musi posiadać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu oraz wykazać interes prawny. Co więcej, przed złożeniem wniosku do uczelni będzie musiał najpierw samodzielnie zweryfikować zabezpieczenia przed fałszerstwem, takie jak hologramy czy znaki wodne.
Dopiero po stwierdzeniu nieprawidłowości będzie mógł wystąpić o oficjalną weryfikację. Wniosek musi zawierać najważniejsze dane – imię, nazwisko oraz numer dyplomu posiadacza. To mechanizm, który ma chronić uczelnie przed lawiną nieuzasadnionych zapytań.
We wniosku pracodawca będzie zobowiązany do wyjaśnienia powodów wzbudzenia podejrzeń co do autentyczności dokumentu. Uczelnie będą miały obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dyplomu. Proces ma odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną.
Uczelnie przed gigantycznym wyzwaniem
Wejście w życie nowych przepisów 1 stycznia 2026 roku da uczelniom zaledwie rok na przygotowanie się do realizacji nowych obowiązków. Będą musiały opracować, przyjąć i wdrożyć odpowiednie procedury oraz przygotować infrastrukturę techniczną do obsługi wniosków w formie elektronicznej.
Szczególnym wyzwaniem będzie digitalizacja starych archiwów i stworzenie systemów pozwalających na szybkie odnalezienie informacji o dyplomach wydawanych kilkadziesiąt lat temu. Wiele uczelni będzie musiało zainwestować w nowe rozwiązania informatyczne oraz zwiększyć zatrudnienie w działach obsługujących tego typu zapytania.
Duże uniwersytety mają w swoich archiwach setki tysięcy dyplomów wydanych od lat 70. ubiegłego wieku. Część z nich przechowywana jest w papierowej formie w piwnicach starych budynków. Digitalizacja wszystkich dokumentów i stworzenie systemu umożliwiającego szybkie wyszukiwanie to inwestycja rzędu milionów złotych.
Projektodawcy mają świadomość, iż oznacza to realne obciążenie administracyjne dla uczelni. Jednak są przekonani o korzyściach dla rynku pracy i uczciwości rekrutacji.
Inżynierowie, lekarze i księgowi na celowniku
Szczególnie narażone na weryfikację są osoby zatrudnione na stanowiskach wymagających specjalistycznego wykształcenia. Do grupy podwyższonego ryzyka należą pracownicy firm budowlanych – inżynierowie, kierownicy budów, projektanci. W tej branży fałszywy dyplom może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa.
Osoby pracujące w służbie zdrowia – lekarze, pielęgniarki, farmaceuci – również będą szczególnie sprawdzane. Nauczyciele i wykładowcy, prawnicy, księgowi, audytorzy. Stanowiska związane z bezpieczeństwem – ochrona przeciwpożarowa, BHP, bezpieczeństwo informacji.
Firma ubezpieczeniowa zatrudniająca 500 osób może wprowadzić politykę weryfikacji wszystkich nowych pracowników na stanowiskach wymagających wyższego wykształcenia. Dodatkowo może zweryfikować dyplomy wszystkich obecnych pracowników zajmujących najważniejsze stanowiska. Koszt około 10-15 tysięcy złotych rocznie może być uzasadniony jako inwestycja w bezpieczeństwo.
Działy personalne będą musiały wypracować wewnętrzne procedury określające, kiedy weryfikacja jest konieczna, a kiedy można poprzestać na oświadczeniu kandydata.
Od utraty pracy po pięć lat więzienia
Konsekwencje wykrycia fałszywego dyplomu mogą być druzgocące. Natychmiastowa utrata pracy z możliwością zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń to dopiero początek problemów. Grozi odpowiedzialność karna za posługiwanie się fałszywym dokumentem – do pięciu lat pozbawienia wolności.
Niemożność znalezienia nowej pracy w branży, zniszczona reputacja zawodowa. Konieczność zwrotu nagród, premii czy dodatków związanych z wyższym wykształceniem. jeżeli osoba z fałszywym dyplomem zajmowała stanowisko wymagające specjalistycznego wykształcenia i doszło do szkody, może ponosić dodatkowo odpowiedzialność odszkodowawczą.
Pracodawca może dochodzić zwrotu wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji. W skrajnych przypadkach może to oznaczać roszczenia na dziesiątki tysięcy złotych.
Nauczyciel pracujący przez 10 lat w szkole podstawowej z fałszywym dyplomem pedagogicznym stoi przed katastrofą. Utrata pracy, oskarżenie o fałszerstwo dokumentów, konieczność zwrotu części wynagrodzenia. Sprawa trafia do sądu, a w konsekwencji może pojawić się wyrok więzienia w zawieszeniu oraz zakaz wykonywania zawodu.
Co to oznacza dla ciebie
Jeśli uczciwie ukończyłeś studia, nie masz się czym martwić. Weryfikacja potwierdzi prawdziwość twojego wykształcenia i wzmocni twoją pozycję na rynku pracy. Pracodawcy będą mogli mieć pewność, iż zatrudniają osoby z rzeczywistymi kwalifikacjami.
Nowe przepisy mogą nieznacznie wydłużyć czas trwania procesów rekrutacyjnych – o czas potrzebny na otrzymanie odpowiedzi z uczelni. Z drugiej strony możliwość szybkiej weryfikacji może zwiększyć pewność decyzji kadrowych i ograniczyć ryzyko zatrudnienia osoby nieposiadającej wymaganych kwalifikacji.
Jeśli planujesz aplikować na stanowiska wymagające wyższego wykształcenia, upewnij się iż twój dyplom jest w porządku. Sprawdź czy masz wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające ukończenie studiów. jeżeli straciłeś dyplom, zamów duplikat w uczelni zanim rozpoczniesz poszukiwania pracy.
Jeśli jesteś pracodawcą, zacznij myśleć o wdrożeniu procedur weryfikacji. Zdecyduj na których stanowiskach będzie to obowiązkowe, a gdzie można poprzestać na oświadczeniu. Przygotuj budżet na weryfikacje – 47 złotych za każde sprawdzenie to niewielka kwota, ale przy większej liczbie rekrutacji może się sumować.
Ochrona danych w nowym systemie
Projektowane rozwiązania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. System weryfikacji będzie przetwarzał wrażliwe dane osobowe dotyczące wykształcenia, co wymaga szczególnych zabezpieczeń.
Nowe przepisy precyzyjnie określają zakres danych, które mogą być przekazywane przez uczelnie. Weryfikacja będzie mogła dotyczyć wyłącznie podstawowych informacji zawartych w dyplomie, bez ujawniania dodatkowych szczegółów o przebiegu studiów.
Kluczowe znaczenie będzie miała ochrona danych przed niepowołanym dostępem. Informacje uzyskane w ramach weryfikacji będą wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały pozyskane. Naruszenie tych zasad może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz odpowiedzialnością prawną pracodawców.
Praktyczne porady przed wejściem przepisów
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do swojego wykształcenia, lepiej wyjaśnij je teraz niż czekać na problemy. Sprawdź w uczelni czy twój dyplom został prawidłowo wydany i czy wszystkie dane się zgadzają. Zachowaj kopie wszystkich dokumentów związanych z ukończeniem studiów.
Jeśli kiedykolwiek podałeś w CV nieprawdziwe informacje o wykształceniu, przemyśl swoją sytuację. Od stycznia 2026 roku ryzyko wykrycia kłamstwa drastycznie wzrośnie. Rozważ zmianę branży lub znalezienie stanowiska, które nie wymaga wyższego wykształcenia.
Dla firm najważniejsze jest przygotowanie wewnętrznych procedur. Określ jakie stanowiska będą podlegać obligatoryjnej weryfikacji. Przeszkol pracowników działu kadrowego w zakresie nowych możliwości i ograniczeń. Przygotuj budżet na weryfikacje.
Nowe przepisy to fundamentalna zmiana na polskim rynku pracy. Dla uczciwych absolwentów to dobra wiadomość – system zwiększy zaufanie do procesów rekrutacyjnych i ochroni przed konkurencją oszustów. Dla osób z fałszywymi dyplomami nadchodzi trudny czas.
