W przyszłym roku minie dekada, odkąd na Uniwersytecie Warszawskim działa Welcome Point. Jednostka wspiera zagranicznych studentów, doktorantów i pracowników uczelni. Powstała w ramach realizacji Strategii HR dla Naukowców w Uniwersytecie Warszawskim (HRS4R) na lata 2016–2019. Przedstawiamy kolejną część cyklu „Wiosna z HR Excellence in Research”.
Od początku swojej działalności Welcome Point (WP) UW realizuje dwa główne cele: zapewnienie kompleksowego wsparcia w procesie adaptacji do życia, pracy i studiów w Polsce członkom zagranicznej społeczności akademickiej oraz ułatwianie ich integracji ze środowiskiem uczelni i miasta. WP pełni funkcję pierwszego kontaktu dla osób nowo przybyłych, którym polskie procedury i przepisy mogą sprawiać trudność. Działa jako przewodnik po strukturach administracyjnych Uniwersytetu Warszawskiego oraz instytucjach publicznych, a jednocześnie tworzy przyjazne, otwarte otoczenie sprzyjające budowaniu relacji i włączaniu cudzoziemców w życie akademickie.
Obecnie WP działa w ramach Biura ds. Obsługi Kształcenia, w dwóch filiach:
– na kampusie przy Krakowskim Przedmieściu (Górny Dziedziniec);
– na kampusie Ochota (budynek Centrum Nowych Technologii).
Dodatkowo, na początku każdego roku akademickiego na Małym Dziedzińcu kampusu przy Krakowskim Przedmieściu funkcjonuje pawilon, w którym pracowników WP wspomagają studenci.
Realizując swoje zadania, zespół Welcome Point współpracuje z wydziałami i jednostkami administracji ogólnouniwersyteckiej, a także z innymi uczelniami i instytucjami naukowymi z Polski i zagranicy. Pracownicy Welcome Point pomagają cudzoziemcom w wypełnianiu wniosków o zezwolenie na pobyt na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i doradzają w kwestiach związanych z legalizacją pobytu zarówno studentom, jak i pracownikom innych jednostek UW.
Badanie potrzeb zagranicznych pracowników przeprowadzone przez Welcome Point w 2022 roku potwierdziło, iż skuteczną adaptację należy łączyć z działaniami integracyjnymi. Na tej podstawie realizowano następujące działania w ramach realizacji HRS4R na lata 2022–2027:
Niwelowanie barier językowych
Od 2021 roku Welcome Point, we współpracy z Centrum Języka i Kultury Polskiej dla Cudzoziemców Polonicum, organizuje kursy języka polskiego dla zagranicznych pracowników. Ze względu na rosnące zainteresowanie ofertą kursów ofertę z początkowych dwóch grup poszerzono do pięciu na różnych poziomach zaawansowania, od A1 do C1. Dzięki większej liczbie grup i zróżnicowaniu poziomów kurs stał się jednym z kluczowych narzędzi wspierających adaptację pracowników zagranicznych, znacząco ułatwiając im codzienną komunikację oraz funkcjonowanie w polskim środowisku akademickim i społecznym. Od początku organizacji kursu wypełniono 456 miejsc.
Wsparcie administracyjno-prawne
Podstawowym obszarem działalności WP jest ułatwianie procedur związanych z pobytem i zatrudnieniem w Polsce.
- Legalizacja pobytu: Welcome Point prowadzi indywidualne konsultacje, pomaga w przygotowaniu wniosków, kompletowaniu dokumentów oraz monitorowaniu postępów spraw. Bieżące informacje o zmianach w przepisach publikowane są na stronie internetowej, w materiałach informacyjnych oraz mediach społecznościowych, a od 2023 roku w zespole działa prawnik specjalizujący się w prawie migracyjnym;
- Doradztwo podatkowe: od 2023 roku zagraniczni pracownicy mogą korzystać ze spotkań informacyjnych i indywidualnych konsultacji prowadzonych przez eksperta z zakresu podatków z Wydziału Nauk Ekonomicznych UW;
- Wsparcie informacyjne: strona welcome.uw.edu.pl zawiera najważniejsze informacje dotyczące przyjazdu, legalności pobytu, zasad zatrudnienia i funkcjonowania na uczelni. Sekcja Employees oferuje m.in. check-listy dla nowych pracowników, podstawy prawa podatkowego i migracyjnego, zasady własności intelektualnej oraz przewodnik po procedurach administracyjnych;
- Internetowa Rejestracja Gości Zagranicznych (IRGZ), https://visitors.uw.edu.pl/pl/: w ramach Programu IDUB opracowano i wdrożono system obsługujący rejestrację gości zagranicznych. Platforma jest zintegrowana z USOS i systemami Biblioteki Uniwersyteckiej, dzięki czemu służy nie tylko jako baza danych, ale także umożliwia dostęp do zasobów UW. W pierwszym okresie funkcjonowania systemu, od 1 kwietnia do 30 listopada 2025 roku, przeszkolono 130 koordynatorów w jednostkach, a w systemie zarejestrowało się 1435 gości.
Onboarding pracowników na UW
Od 2023 roku organizowane są spotkania Welcome Meeting, podczas których nowo zatrudnieni poznają strukturę uczelni, otrzymują pakiety powitalne, zwiedzają kampus i nawiązują pierwsze kontakty. Program uzupełniają szkolenia i warsztaty, obejmujące m.in.:
- szkolenia biblioteczne i wprowadzenie do systemu USOS,
- warsztaty z komunikacji międzykulturowej dotyczące różnic kulturowych, szoku kulturowego i specyfiki pracy w polskim środowisku akademickim.
Integralną częścią procesu onboardingu jest anglojęzyczny przewodnik Starter Kit for UW Employees, który omawia strukturę uczelni, systemy IT, procedury administracyjne oraz podstawowe kwestie formalne związane z pobytem w Polsce.
Działania integracyjne
Welcome Point rozwija również inicjatywy wspierające integrację zagranicznych pracowników, m.in. poprzez:
- anglojęzyczną grupę na Facebooku International UW Employees,
- spacery tematyczne po Warszawie, przybliżające historię i kulturę miasta,
- warsztaty improwizacji teatralnej Become a Pro at Impro, prowadzone od 2024 roku i skierowane zarówno do pracowników polskich, jak i zagranicznych. Udział obu grup sprzyja budowaniu relacji, przełamywaniu barier kulturowych i wzmacnianiu współpracy w środowisku międzynarodowym. W bieżącym roku akademickim utworzono dwie grupy: Open (dla początkujących) i Master (dla uczestników kontynuujących zajęcia).
Współpraca międzyinstytucjonalna i rozwój kompetencji administracji
Aby wzmocnić potencjał UW w przyjmowaniu zagranicznych naukowców, Welcome Point koordynował przystąpienie uczelni do sieci EURAXESS. W roku akademickim 2025/2026 będzie także współtworzyć Mazowiecką Sieć NAWA-EURAXESS wraz z pięcioma warszawskimi uczelniami i instytutami badawczymi. Celem współpracy jest budowanie partnerstw wspierających doktorantów, badaczy i ich rodziny przybywające do Polski.
Dzięki środkom z programu NAWA Welcome to Poland (2022) zakres działań Zespołu Welcome Point został rozszerzony także na kadrę administracyjną obsługującą studentów i doktorantów zagranicznych. W latach 2024–2025 przeprowadzono cykl warsztatów rozwijających kompetencje kulturowe i komunikacyjne pracowników administracji, a w latach 2026-2027 dzięki kolejnemu grantowi w ramach Programu Welcome to Poland NAWA oraz współpracy w ramach Mazowieckiej Sieci NAWA-Euraxess — analogiczne szkolenia zostaną skierowane do administracji obsługującej zagranicznych pracowników UW.
